Finanzplanerstellen:VonderUmsatzprognosezumBreak-even

2025 wurden in Deutschland rund 640.500 Gewerbe neu gegründet – 7,7 Prozent mehr als im Vorjahr, darunter etwa 130.100 größere Betriebe. Gleichzeitig gab es rund 502.200 vollständige Gewerbeaufgaben (Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung vom 6. März 2026). Zwischen Gründung und Aufgabe liegt in vielen Fällen kein Nachfrageproblem, sondern ein Rechenproblem: Das Geschäft trägt sich rechnerisch, aber nicht zum richtigen Zeitpunkt. Genau dafür ist der Finanzplan da.

Was ein Finanzplan leisten muss

Ein Finanzplan beantwortet vier Fragen: Wie viel Kapital wird gebraucht? Wie viel Umsatz ist nötig, damit es sich trägt? Wann wird dieser Punkt erreicht? Und reicht das Geld auf dem Konto in jedem einzelnen Monat bis dahin?

Er besteht aus fünf Bausteinen, die aufeinander aufbauen.

1. Investitions- und Kapitalbedarfsplan

Hier stehen alle Anschaffungen vor und zum Start: Ausstattung, Geräte, Fahrzeug, Software, Kaution, Website, Erstausstattung an Waren. Dazu kommen Gründungsnebenkosten (Anmeldungen, Beratung, Notar) und – der am häufigsten vergessene Posten – eine Anlaufreserve für die Monate, in denen die Einnahmen die Kosten noch nicht decken.

2. Kostenplan

Getrennt nach fixen Kosten (Miete, Versicherungen, Software-Abos, Buchhaltung, Personal) und variablen Kosten, die mit dem Umsatz mitwachsen (Wareneinsatz, Fremdleistungen, Versandkosten, Transaktionsgebühren). Diese Trennung ist keine Formalie: Ohne sie lässt sich der Break-even nicht berechnen.

3. Umsatzprognose

Belastbar wird sie nur „von unten“: Kapazität mal Preis mal realistische Auslastung. Also nicht „ein Prozent Marktanteil von 40 Millionen Euro“, sondern „zwölf verrechenbare Tage im Monat zu 800 Euro“. Jede Annahme sollte in einem Satz begründbar sein.

4. Rentabilitätsvorschau

Die Gewinn- und Verlustrechnung der Planung: Umsatz minus variable Kosten minus Fixkosten minus Abschreibungen minus Zinsen. Sie wird in Nettobeträgen gerechnet, wenn Vorsteuerabzug besteht – die Umsatzsteuer ist dann ein durchlaufender Posten und gehört nicht in die Rentabilitätsrechnung. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt das Gegenteil: Ohne Vorsteuerabzug sind die Bruttobeträge die tatsächlichen Kosten.

5. Liquiditätsplan

Monatsgenau, mit Anfangsbestand, allen Einzahlungen und allen Auszahlungen, Endbestand. Hier gehören Positionen hinein, die in der Rentabilitätsvorschau nicht auftauchen: Kredittilgung, Privatentnahmen, Steuerzahlungen, Umsatzsteuer-Zahllast.

Break-even: die Rechnung

Der Break-even-Punkt ist der Umsatz, bei dem die Fixkosten gerade gedeckt sind. Die Formel lautet:

Break-even-Umsatz = Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote

Die Deckungsbeitragsquote ist der Anteil des Umsatzes, der nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Bei Produkten mit klarem Stückpreis rechnet man alternativ in Stück:

Break-even-Menge = Fixkosten ÷ (Preis je Stück − variable Kosten je Stück)

Durchgerechnetes Beispiel (alle Zahlen fiktiv)

Angenommen wird ein Solo-Designstudio. Der Nettoumsatz entsteht über Tagessätze von 800 Euro. Für zugekaufte Leistungen (Text, Fotografie, Lizenzen) gehen 20 Prozent des Umsatzes ab – die Deckungsbeitragsquote beträgt also 80 Prozent.

Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist der entscheidende Posten: Er umfasst in diesem Beispiel Lebenshaltung, freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und eine Rücklage für die Einkommensteuer. Wer ihn weglässt, rechnet sich einen Break-even schön, der die Gründerin nicht ernährt.

Rechnung:

• Betrieblicher Break-even: 1.050 € ÷ 0,80 = 1.312,50 € Nettoumsatz pro Monat
• Existenzsichernder Break-even: 5.050 € ÷ 0,80 = 6.312,50 € Nettoumsatz pro Monat, also 75.750 € im Jahr
• Umgerechnet in Auslastung: 6.312,50 € ÷ 800 € = 7,9 verrechenbare Tage pro Monat

Das Ergebnis ist die eigentliche Aussage des Finanzplans: Nicht „ich brauche 75.750 Euro Umsatz“, sondern „ich muss knapp acht Tage im Monat bezahlt arbeiten“. Diese Zahl lässt sich gegen die Realität prüfen. Bei zwölf verrechenbaren Tagen im Monat läge der Umsatz bei 9.600 Euro und der Deckungsbeitrag bei 7.680 Euro – ein Puffer von rund 2.630 Euro über dem zu deckenden Betrag.

Eine zweite Kennzahl fällt dabei ab: die Sicherheitsspanne. Sie beträgt hier (9.600 − 6.312,50) ÷ 9.600 = rund 34 Prozent. Der Umsatz dürfte also um gut ein Drittel einbrechen, bevor es eng wird.

Warum Umsatz nicht Liquidität ist

Der Break-even sagt nichts darüber, ob das Konto gedeckt ist. Vier Effekte verschieben Ergebnis und Zahlungsfluss gegeneinander:

Zahlungsziele. Eine im März gestellte Rechnung mit 30 Tagen Ziel ist Umsatz im März und Geld im April – wenn pünktlich gezahlt wird. Bei Geschäftskunden sind 30 bis 60 Tage üblich.

Umsatzsteuer. Im Regelfall entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ausführung der Leistung (Soll-Versteuerung), unabhängig davon, ob der Kunde gezahlt hat. Die Zahllast ist bis zum 10. des Folgemonats beziehungsweise Folgequartals fällig. Bei einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Vorjahr sowie bei Freiberuflern kann das Finanzamt nach § 20 UStG die Ist-Versteuerung gestatten – die Steuer wird dann erst mit dem Zahlungseingang fällig. Für Gründungen mit langen Zahlungszielen ist dieser Antrag eine der wirksamsten Liquiditätsmaßnahmen überhaupt.

Investitionen und Abschreibungen. Die Anschaffung kostet sofort Geld, wirkt sich im Ergebnis aber über Jahre verteilt aus. Umgekehrt ist die Tilgung eines Kredits eine Auszahlung ohne Aufwand – sie taucht in der Rentabilitätsvorschau nicht auf, im Liquiditätsplan aber sehr wohl. Nur die Zinsen sind Aufwand.

Steuerzahlungen. Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 EStG), Gewerbesteuer-Vorauszahlungen am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November (§ 19 GewStG). Im zweiten Jahr treffen häufig Nachzahlung für das erste Jahr und angehobene laufende Vorauszahlungen zusammen.

Typische Fehler

1. Umsatz von oben nach unten geschätzt. Marktvolumen mal Wunschanteil ist keine Prognose. Kapazität mal Preis mal Auslastung ist eine.
2. Unternehmerlohn vergessen. Der häufigste Fehler in Solo-Gründungen – und der Grund für rechnerisch profitable Vorhaben, die nach acht Monaten scheitern.
3. Keine Rücklage für Steuern und Sozialversicherung. Beitrag zur Krankenversicherung und Steuervorauszahlungen kommen verzögert, aber sie kommen.
4. Brutto und netto vermischt. Bei Vorsteuerabzug wird netto geplant, bei Kleinunternehmern brutto. Beides in einer Tabelle führt zu Fehlern in beide Richtungen.
5. Nur ein Szenario. Sinnvoll sind drei: realistisch, pessimistisch (Umsatz minus 30 Prozent), optimistisch. Entscheidend ist, ob der pessimistische Fall überlebt wird.
6. Liquiditätsplan nur auf Jahresbasis. Ein Jahr kann im Plus enden und im Mai trotzdem zahlungsunfähig sein. Monatsgenau planen, in der Anlaufphase besser wöchentlich.
7. Anlaufzeit unterschätzt. Kundenaufbau, Genehmigungen, erste Zahlungseingänge – drei bis sechs Monate ohne Deckung sind normal und gehören in den Kapitalbedarf.

Was Banken prüfen

Öffentliche Förderkredite werden nicht direkt bei der Förderbank beantragt, sondern über die Hausbank beziehungsweise einen Finanzierungspartner. Beim ERP-Gründerkredit – StartGeld (Programm 067) der KfW gilt laut Merkblatt (Stand 18. Juni 2026): maximal 200.000 Euro pro Vorhaben, davon höchstens 80.000 Euro für Betriebsmittel, mit einer Haftungsfreistellung der Hausbank von 80 Prozent. Wählbar sind Laufzeiten bis fünf Jahre mit einem tilgungsfreien Jahr oder bis zehn Jahre mit zwei tilgungsfreien Jahren. Der Antrag muss vor Beginn des Vorhabens gestellt werden.

Geprüft werden im Kern:

• Kapitaldienstfähigkeit: Reicht der geplante Überschuss für Zins und Tilgung – auch im pessimistischen Szenario?
• Plausibilität der Umsatzannahmen: Woher kommen die Zahlen? Vorverträge, Absichtserklärungen und Erfahrungswerte aus der Branche zählen mehr als Marktstudien.
• Eigenkapital und Sicherheiten: Auch bei Haftungsfreistellung bleibt die persönliche Haftung des Gründers üblicherweise bestehen.
• Qualifikation und Bonität: fachliche und kaufmännische Eignung, Schufa-Auskunft.
• Vollständigkeit der Unterlagen: Businessplan, Finanzplan mit Investitions-, Rentabilitäts- und Liquiditätsteil, dazu KMU-Selbsterklärung und De-minimis-Erklärung.

Die tilgungsfreien Anlaufjahre sind kein Detail, sondern ein Planungsinstrument: Sie verschieben die Belastung in die Phase, in der der Umsatz trägt.

Was die Agentur für Arbeit prüft

Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, kann einen Gründungszuschuss nach § 93 SGB III erhalten. Es handelt sich um eine Ermessensleistung, nicht um einen Rechtsanspruch. Voraussetzungen sind unter anderem:

• Aufnahme einer selbstständigen hauptberuflichen Tätigkeit
• ein Anspruch auf Arbeitslosengeld, dessen Dauer bei Aufnahme der Tätigkeit noch mindestens 150 Tage beträgt
• Darlegung der eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten
• Vorlage der Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit der Existenzgründung – etwa von Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern oder Kreditinstituten

Kein Zuschuss wird geleistet nach Erreichen der Regelaltersgrenze; nach einer früheren Förderung gilt grundsätzlich eine Wartezeit von 24 Monaten.

Die Höhe regelt § 94 SGB III: In der ersten Phase wird für sechs Monate der zuletzt bezogene Arbeitslosengeldbetrag zuzüglich 300 Euro monatlich geleistet. Anschließend können für weitere neun Monate 300 Euro monatlich gewährt werden, wenn die Geschäftstätigkeit durch geeignete Unterlagen nachgewiesen wird (Stand: August 2026).

Für die fachkundige Stellungnahme ist genau der Finanzplan das zentrale Dokument. Geprüft wird, ob die Kalkulation schlüssig ist, ob der Lebensunterhalt gedeckt wird und ob die Planung nach Auslaufen der Förderung trägt. Ein Finanzplan, der den Break-even erst im Monat 20 erreicht, aber nur 15 Monate Förderung einplant, fällt an dieser Stelle durch.

Fazit

Ein Finanzplan ist kein Dokument für die Bank, sondern ein Steuerungsinstrument. Drei Zahlen sollten jederzeit abrufbar sein: der monatlich zu deckende Betrag, der daraus abgeleitete Break-even-Umsatz und der Kontostand des schlechtesten geplanten Monats. Wer diese drei Werte kennt und quartalsweise gegen die Ist-Zahlen prüft, erkennt Schieflagen, solange sie noch korrigierbar sind.

Quellen

• Statistisches Bundesamt – 7,6 % mehr Neugründungen größerer Betriebe im Jahr 2025 (PM vom 06.03.2026)
• KfW – Merkblatt ERP-Gründerkredit StartGeld (Kredit Nr. 067)
• § 93 SGB III – Gründungszuschuss (dejure.org)
• § 94 SGB III – Dauer und Höhe der Förderung (dejure.org)
• § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten (dejure.org)
• § 37 EStG – Einkommensteuer-Vorauszahlungen (dejure.org)
• § 19 GewStG – Gewerbesteuer-Vorauszahlungen (dejure.org)
• BMWK-Existenzgründungsportal – Rentabilitätsplan und Liquiditätsplan