ErsteMitarbeitereinstellen:Anmeldungen,KostenunddieÄnderungenzum1.Januar2027

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Zeitstunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Für Betriebe, die gerade ihre erste Stelle planen, ist das mehr als eine Randnotiz: An diesem Wert hängt die Minijob-Grenze, und an ihr wiederum die Frage, ob eine Aushilfe pauschal abgerechnet wird oder in die volle Sozialversicherung fällt. Wer im zweiten Halbjahr 2026 einstellt, plant den Januar 2027 also besser gleich mit.

Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsstand, wie er im August 2026 gilt. Alle veränderlichen Werte sind mit diesem Prüfdatum zu lesen.

Die drei Beschäftigungsformen und ihre Grenzen

Bevor irgendein Formular ausgefüllt wird, steht eine Entscheidung an: Wie viel soll die Person verdienen? Davon hängt die gesamte Abrechnung ab.

Die Minijob-Grenze ist seit Oktober 2022 dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt. § 8 Abs. 1a SGB IV beschreibt die Rechnung wörtlich: Der Mindestlohn wird mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet. Das entspricht einem Entgelt bei zehn Wochenstunden zum Mindestlohn. Für 2026 ergibt das 603 Euro, für 2027 dann 633 Euro.

Praktisch heißt das: Ein Minijob mit 13,90 Euro Stundenlohn erlaubt 2026 rund 43 Stunden im Monat. Steigt der Mindestlohn 2027, steigt die Grenze im gleichen Verhältnis mit — die zulässige Stundenzahl bleibt also gleich. Wer heute einen Stundenlohn oberhalb des Mindestlohns vereinbart, muss dagegen zum Jahreswechsel selbst rechnen, ob die Stundenzahl noch passt.

Daneben gibt es die kurzfristige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV: Sie ist auf drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt, darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden und ist dann beitragsfrei — unabhängig von der Höhe des Verdienstes. Für Saisonspitzen ist das oft die passendere Form.

Schritt 1: Betriebsnummer beantragen

Ohne Betriebsnummer läuft keine einzige Meldung. Sie wird ab dem ersten Beschäftigten benötigt — auch für einen Minijob und auch für Auszubildende — und dient ausschließlich der Meldung zur Sozialversicherung.

Zuständig ist der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit; der Antrag läuft über das Online-Portal und ist kostenfrei. Ausnahmen gelten für Privathaushalte, die ausschließlich Minijobber beschäftigen, sowie für Bergbau- und Seefahrtsbetriebe — dort ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.

Diesen Schritt sollte man nicht auf den letzten Tag legen. Die Anmeldung zur Sozialversicherung hat eine Frist, und die läuft ab dem ersten Arbeitstag.

Schritt 2: Anmeldungen und Meldefristen

Mit dem Arbeitsbeginn wird eine Reihe von Meldungen fällig — bei unterschiedlichen Stellen und mit unterschiedlichen Fristen.

Krankenkasse beziehungsweise Minijob-Zentrale. Die Anmeldung erfolgt mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Einzugsstelle ist bei versicherungspflichtig Beschäftigten die Krankenkasse, die die Person gewählt hat, bei Minijobs die Minijob-Zentrale.

Sofortmeldung in bestimmten Branchen. In den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt zusätzlich eine Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV in Verbindung mit § 7 DEÜV: spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, also bevor die erste Stunde gearbeitet wird. Betroffen sind unter anderem Baugewerbe, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe — und seit der Ende Dezember 2025 in Kraft getretenen Novelle des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes auch das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Für diese beiden Branchen ist das neu: Neben der Sofortmeldepflicht gilt dort auch die Ausweismitführungspflicht, über die Beschäftigte schriftlich zu informieren sind.

Berufsgenossenschaft. Der Betrieb muss bei der zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung angemeldet sein; Beschäftigte werden über den jährlichen Lohnnachweis gemeldet. Der Beitrag richtet sich nach Entgeltsumme und Gefahrklasse und wird nachträglich erhoben — bei der Liquiditätsplanung wird er häufig vergessen.

Finanzamt und Lohnsteuer. Die Lohnsteuer wird über ELStAM abgerufen und per Lohnsteuer-Anmeldung abgeführt. Nach § 41a EStG ist sie spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums einzureichen. Der Zeitraum richtet sich nach der im Vorjahr abzuführenden Lohnsteuer: bis 1.080 Euro jährlich, über 1.080 bis 5.000 Euro vierteljährlich, darüber monatlich. Für die erste Einstellung heißt das meist: vierteljährlich oder jährlich — der Aufwand ist geringer, als viele erwarten.

Beitragszahlung. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist nach § 23 Abs. 1 SGB IV spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde. Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle nach § 28f Abs. 3 SGB IV bereits zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegen. Das ist der Termin, an dem in der Praxis die meisten Erstarbeitgeber einmal stolpern: Die Beiträge sind fällig, bevor der Monat vorbei ist.

Schritt 3: Was ein Arbeitsplatz tatsächlich kostet

Das vereinbarte Bruttogehalt ist nicht der Betrag, der den Betrieb belastet. Zu den Arbeitgeberanteilen kommen Umlagen und die Unfallversicherung.

Der Zusatzbeitrag ist kassenindividuell; 2,9 Prozent ist der vom Bundesgesundheitsministerium für 2026 festgelegte Durchschnitt. Der Zuschlag für Kinderlose ab 23 Jahren von 0,6 Prozentpunkten in der Pflegeversicherung trägt allein die beschäftigte Person, ebenso wirken die Abschläge ab dem zweiten Kind nur auf deren Anteil. Hinzu kommen die Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Pflicht für Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten) und U2 (Mutterschaftsaufwendungen, für alle) — beide Sätze legt jede Krankenkasse selbst fest.

Rechenbeispiel für 3.000 Euro Bruttogehalt, unterhalb aller Beitragsbemessungsgrenzen: Die Arbeitgeberanteile summieren sich auf 21,15 Prozent, also 634,50 Euro, plus 4,50 Euro Insolvenzgeldumlage. Das Arbeitgeberbrutto liegt damit bei rund 3.639 Euro — vor U1, U2 und dem Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Als Planungsgröße sind 22 bis 24 Prozent Aufschlag auf das Bruttogehalt realistisch.

Die Beitragsbemessungsgrenzen 2026 liegen in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 Euro monatlich, in der Kranken- und Pflegeversicherung bei 5.812,50 Euro monatlich (69.750 Euro jährlich). Die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung beträgt 77.400 Euro im Jahr.

Der Minijob im Vergleich

Beim gewerblichen Minijob fallen 2026 folgende Arbeitgeberabgaben an: 13 Prozent Krankenversicherung (nur bei gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten), 15 Prozent Rentenversicherung, 0,80 Prozent Umlage U1, 0,22 Prozent Umlage U2, 0,15 Prozent Insolvenzgeldumlage und in der Regel 2 Prozent Pauschsteuer. Die Umlage U1 wurde zum 1. Januar 2026 von 1,1 auf 0,80 Prozent gesenkt.

In Summe sind das rund 31,2 Prozent. Bei einem Minijob an der Grenze von 603 Euro zahlt der Betrieb also etwa 791 Euro im Monat, zuzüglich Unfallversicherung. Ab Januar 2027 sind es bei 633 Euro rund 830 Euro. Wichtig für die Kalkulation: Der Minijob ist für den Betrieb prozentual teurer als eine reguläre Stelle — der Vorteil liegt bei der beschäftigten Person, die netto nahezu den Bruttobetrag erhält.

Schritt 4: Arbeitsvertrag, Probezeit, Kündigung

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz in Textform niedergelegt und elektronisch übermittelt werden — die Unterschrift auf Papier ist also nicht mehr zwingend. Voraussetzung ist, dass das Dokument für die beschäftigte Person zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis verlangt. Ausgenommen sind die Wirtschaftsbereiche des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Dort bleibt die Schriftform Pflicht. Unabhängig davon kann jede beschäftigte Person jederzeit eine Niederschrift in Schriftform verlangen.

Eine Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern; während dieser Zeit gilt nach § 622 Abs. 3 BGB eine Kündigungsfrist von zwei Wochen, sofern nichts Längeres vereinbart ist. Das Kündigungsschutzgesetz greift erst in Betrieben mit regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (§ 23 KSchG). Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75, darüber voll. Auszubildende werden nicht mitgezählt. Für kleine Betriebe bedeutet das nicht Kündigungsfreiheit — Diskriminierungs- und Maßregelungsverbot, das Verbot treuwidriger Kündigungen sowie der besondere Kündigungsschutz etwa für Schwangere und schwerbehinderte Menschen gelten unabhängig von der Betriebsgröße.

Der Zeitplan bis zum ersten Arbeitstag

1. Beschäftigungsform festlegen. Minijob, Übergangsbereich oder reguläre Stelle — und dabei den 1. Januar 2027 mitdenken, wenn der Verdienst nahe an einer Grenze liegt.
2. Betriebsnummer beantragen beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
3. Lohnabrechnung klären. Eigene Software oder Steuerkanzlei? Diese Entscheidung sollte vor dem ersten Arbeitstag stehen, weil an ihr die Meldefristen hängen. Bei StartPilot gehört sie zur Standard-Checkliste, bevor eine erste Stelle ausgeschrieben wird.
4. Vertrag aufsetzen und die Nachweispflichten erfüllen — Textform genügt, außer in den Branchen des § 2a SchwarzArbG.
5. Unterlagen einsammeln: Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Angaben zur Krankenkasse, gegebenenfalls Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers.
6. Anmelden: Sofortmeldung bei Bedarf am ersten Tag, reguläre Anmeldung mit der ersten Abrechnung, spätestens nach sechs Wochen. Unfallversicherung prüfen.
7. Termine im Kalender hinterlegen: Beitragsnachweis zum fünftletzten, Beitragszahlung zum drittletzten Bankarbeitstag, Lohnsteuer-Anmeldung zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die verbindliche Einordnung des eigenen Falls — insbesondere bei Grenzfällen zwischen Minijob und Übergangsbereich oder bei branchenspezifischen Meldepflichten — vermitteln wir bei StartPilot gerne an eine Kanzlei aus unserem Netzwerk.

Quellen

• Bundesregierung: Fragen und Antworten zum Mindestlohn
• § 8 SGB IV – Geringfügige Beschäftigung und Geringfügigkeitsgrenze (gesetze-im-internet.de)
• Minijob-Zentrale: Minijob-Beiträge 2026
• Bundesagentur für Arbeit: Beantragung der Betriebsnummer
• Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026 (gesetze-im-internet.de)
• BMG: Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung
• § 41a EStG – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer (gesetze-im-internet.de)
• Datenstelle der Rentenversicherung: Sofortmeldungen