E-Rechnungab2027:WasGründer:innenjetztentscheidenmüssen

Warum 2026 für die E-Rechnung das entscheidende Jahr ist

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft — aber sie greift gestaffelt. Für viele Unternehmen ist der eigentliche Stichtag der 1. Januar 2027, und darüber entscheidet der Umsatz, der gerade jetzt entsteht: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026.

Wer in diesem Jahr über 800.000 Euro Gesamtumsatz kommt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter bleibt, hat noch ein weiteres Jahr Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht ausnahmslos für alle inländischen Unternehmen. Das laufende Geschäftsjahr ist damit kein Beobachtungsjahr mehr, sondern das Jahr, in dem sich die eigene Frist entscheidet.

Stand dieses Beitrags: August 2026. Die im Folgenden genannten Fristen und Grenzwerte entsprechen dem zu diesem Zeitpunkt geltenden § 14 UStG in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG sowie den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.

Was rechtlich als E-Rechnung gilt — und was nicht

Der Gesetzgeber hat den Rechnungsbegriff 2025 neu sortiert. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Alles andere — Papier, aber auch eine per E-Mail versendete PDF-Datei — ist rechtlich eine "sonstige Rechnung".

Dieser Punkt wird in der Praxis am häufigsten missverstanden: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie erfüllt die Anforderungen ab dem jeweiligen Stichtag nicht mehr, egal wie professionell sie gestaltet ist.

Die Pflicht betrifft ausschließlich steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatkund:innen (B2C) und Leistungen an ausländische Abnehmer sind nicht erfasst.

Zulässige Formate

Die Regelung ist technologieoffen. In der Praxis haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung — ein reines XML-Format, Standard im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein Hybridformat, das die XML-Daten in eine PDF-Datei einbettet; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die die Norm nicht erfüllen

Weitere Formate wie Factur-X sind zulässig, sofern sie die EN 16931 erfüllen. Etablierte EDI-Verfahren dürfen nach der Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden, auch wenn sie die Norm nicht vollständig abbilden.

Bei Hybridformaten ist seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt: Der strukturierte XML-Teil ist führend. Weicht der sichtbare PDF-Teil davon ab, entsteht ein Risiko für den Vorsteuerabzug.

Der Stufenplan im Überblick

Die 800.000-Euro-Grenze richtig lesen

Drei Details entscheiden hier über die eigene Einordnung:

Erstens ist der Gesamtumsatz maßgeblich, berechnet nach § 19 UStG — nicht nur der B2B-Anteil und nicht der Gewinn. Zweitens zählt ausschließlich das Kalenderjahr 2026, nicht ein rollierender Zwölfmonatszeitraum. Drittens gilt die Grenze für den rechnungsausstellenden Unternehmer, nicht für den Empfänger. Ein kleiner Betrieb kann also 2027 noch Papierrechnungen schreiben und gleichzeitig E-Rechnungen von größeren Lieferanten erhalten.

Wer 2026 in der Nähe der Grenze liegt, sollte nicht auf die Steuererklärung warten, sondern die Umsatzentwicklung im vierten Quartal schon einmal hochrechnen. Der Umstellungsaufwand ist überschaubar — aber nicht an einem Wochenende zwischen den Jahren zu erledigen.

Empfangen musst du bereits heute

Die Empfangspflicht ist die Regel, die am häufigsten übersehen wird, weil sie ohne Übergangsfrist gilt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen und speichern können — unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz.

Die gute Nachricht: Nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Eine spezielle Software ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Für den Empfang einer E-Rechnung ist — anders als bei einer PDF-Rechnung in der Übergangszeit — keine Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Praktisch heißt das für Gründerinnen und Gründer: Eine dedizierte Rechnungsadresse (etwa rechnung@…) einrichten, sie in Bestellprozessen und Vertragsunterlagen kommunizieren und sicherstellen, dass eingehende XML-Dateien nicht in einem Spam-Ordner verschwinden.

Diese Rechnungen sind ausgenommen

Diese Ausnahmen befreien jeweils nur von der Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht bleibt in allen Fällen bestehen.

Kleinunternehmer: befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG hat der Gesetzgeber eine dauerhafte Erleichterung geschaffen: Sie müssen für ihre eigenen Umsätze keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen und archivieren müssen sie E-Rechnungen aber wie jedes andere Unternehmen auch, und zwar bereits seit 2025.

Wer als Kleinunternehmer plant, die Umsatzgrenzen des § 19 UStG in absehbarer Zeit zu überschreiten, sollte die Umstellung trotzdem früh mitdenken. Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung entfällt die Erleichterung, und der Zeitpunkt liegt dann selten günstig.

Aufbewahrung: acht Jahre, strukturierter Teil im Original

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre statt zuvor zehn — eine Folge des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Für E-Rechnungen kommt eine formale Anforderung hinzu: Mindestens der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein aus dem XML erzeugtes PDF genügt nicht. Wer E-Rechnungen nur visuell archiviert, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Was das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 klargestellt hat

Das zweite BMF-Schreiben zur E-Rechnung passt das Vorgängerschreiben vom 15. Oktober 2024 an und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Drei Punkte sind für kleine Unternehmen besonders relevant:

Pflichtangaben gehören ins XML. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen maschinenlesbar im strukturierten Teil enthalten sein. Ergänzende Informationen dürfen in einem Anhang stehen, die Pflichtangaben nicht.

Fehlerklassen werden unterschieden. Reine Formatverstöße gegen die Norm führen dazu, dass gar keine E-Rechnung vorliegt. Davon abzugrenzen sind inhaltliche Fehler in den Pflichtangaben, die über eine Rechnungsberichtigung geheilt werden können.

Dauerschuldverhältnisse. Bei Miet- oder Wartungsverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung. Ändern sich die Konditionen, ist eine neue E-Rechnung erforderlich.

Was jetzt konkret zu tun ist

1. Empfang sichern. Feste Rechnungs-E-Mail-Adresse, klar zugeordnete Zuständigkeit, keine automatische Löschung von Anhängen.
2. Umsatz 2026 hochrechnen. Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 der Stichtag — sonst der 1. Januar 2028.
3. Rechnungssoftware prüfen. Kann das Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen und eingehende XML-Dateien lesbar darstellen? Wer neu gründet, sollte dieses Kriterium von Anfang an in die Auswahl aufnehmen; bei StartPilot ist es fester Bestandteil der Setup-Checkliste für neue Betriebe.
4. Stammdaten bereinigen. Vollständige Firmierung, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen müssen strukturiert vorliegen — unvollständige Kundenstammdaten sind ein häufiger Grund für abgelehnte E-Rechnungen.
5. Archivierung klären. Speicherort und Format für die achtjährige Aufbewahrung des XML festlegen, idealerweise gemeinsam mit der Steuerkanzlei.
6. Testlauf einplanen. Vor dem Stichtag mit einem Bestandskunden probeweise eine E-Rechnung austauschen und die Validierung prüfen.

Ausblick

Die deutsche Regelung ist der erste Schritt einer europäischen Entwicklung. Mit dem EU-Vorhaben "VAT in the Digital Age" (ViDA) ist für das Ende dieses Jahrzehnts ein digitales Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze vorgesehen, das auf denselben strukturierten Rechnungsdaten aufsetzt. Wer die Umstellung jetzt sauber aufsetzt, arbeitet nicht auf eine einmalige Frist hin, sondern baut die Grundlage für den nächsten Schritt.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für die verbindliche Einordnung des eigenen Falls — insbesondere bei der Umsatzgrenze und bei gemischten Umsätzen — vermitteln wir bei StartPilot gerne an eine Steuerkanzlei aus unserem Netzwerk.

Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de)
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025
• IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025